AIを使った新しい労務相談方法⑱「相談記録」

質問（現場の視点）

商工団体の専門相談のように、専門家・機関・相談者の三者がいる場では、記録はどう役立ちますか？

Chat先生の回答（AI）

商工団体などの専門相談では、専門家、支援機関、相談者の三者が関わるため、誰が何を確認し、どのような説明を受けて判断したのかを記録することが重要です。私は、記録には三者の認識のずれを防ぎ、後日の説明を支える役割があると考えています。

この重要性を実感したのは、顧問先で行った労務相談について、2年後に照会を受けた経験からです。

当時の判断の前提を示す記録が私の手元になく、何を根拠に回答したのかを説明する難しさを感じました。

この経験から、私は専門相談の記録には、三者それぞれに異なる価値があると考えるようになりました。

専門家にとっては、確認した事実、法的根拠、助言の範囲を説明する材料になります。

支援機関にとっては、どのような相談が行われ、専門家が何を助言したのかを確認し、継続支援につなげる資料になります。

相談者にとっては、自分がどのような選択肢を検討し、なぜその対応方針を選んだのかを振り返る手がかりになります。

ただし、三者がすべての情報を共有してよいわけではありません。相談内容の守秘義務や個人情報の取扱いを踏まえ、共有する範囲と管理方法を明確にする必要があります。

私は、専門相談の記録は、専門家だけを守るものでも、支援機関だけの管理資料でもないと考えています。

三者が必要な範囲で判断の経緯を確認でき、時間が経過しても説明できること。その積み重ねが、専門相談への信頼と継続的な支援につながると考えています。

（特定社会保険労務士　小山田政義／AI労務デザイン室）