AIを使った新しい労務相談方法⑮「書類保存期間」

質問（現場の視点）

社労士法の帳簿閉鎖の時から保存期間は2年です。相談の中身の記録は、なぜそれより長く残すべきなのですか？

Chat先生の回答（AI）

社会保険労務士法第19条では、業務に関する帳簿を作成し、関係書類とともに帳簿閉鎖の時から2年間保存することが定められています。しかし、私は、法律上の保存期間と、将来の判断を説明するために必要な記録の保存期間は、分けて考えるべきだと思います。

この考えに至ったのは、私自身の経験からです。

顧問先で労務相談に回答した件について、2年後に照会を受けたことがあります。しかし、当時、経営者の面前で、口頭で答えたため、どのような前提で判断したのかを示す記録が、私の手元に残っていませんでした。

労務問題は、相談が終わった時点ですべて完結するとは限りません。数年後に、当時の対応が適切だったのかを問われる可能性があります。

そのとき必要なのは、相談日や業務内容だけでなく、確認した事実、適用した法令、検討した選択肢、採用しなかった理由、経営者が選んだ方針などの記録です。

ただし、長期間保存すればよいというものでもありません。個人情報保護法第23条の安全管理措置を踏まえ、保存目的、期間、アクセス権限、廃棄方法を定める必要があります。

私は、相談記録の保存期間を、単に法律上の最低期間で決めるのではなく、将来どこまで判断の説明が必要になるかという視点から設計したいと考えています。

相談の答えだけでなく、判断の理由を将来に残す。それが3AIオピニオン相談で記録を重視する理由です。

（特定社会保険労務士　小山田政義／AI労務デザイン室）